Guidelines for Congresses & Congress Book Fairs
GUIDELINES FOR HOSTING A CONGRESS OF THE ILAB AND AN INTERNATIONAL ANTIQUARIAN BOOK FAIR - 2011
CONSEILS POUR L'ORGANISATION D'UN CONGRES DE LA LILA & D'UNE FOIRE INTERNATIONALES DE LIVRES ANCIENS - 2011
ILAB Congresses are essential to our organisation. All countries, no matter their size, should be encouraged to host an ILAB Congress. They need not necessarily be held in conjunction with an ILAB Bookfair.
Any country that wishes to host a Congress must submit a proposal to the Presidents, during a General Meeting, which includes a preliminary budget showing multiple levels of participation and a timetable of steps to be taken.
Once the proposal for a Congress has been accepted by the Presidents, the ILAB committee will monitor its progress :
a. The Committee will appoint a liaison member to the host country’s Congress Committee who will provide support and insure that deadlines are being met. Furthermore, the host country’s Congress Committee is encouraged to involve and/or inform the ILAB Executive Secretary in the preparations and organisation.
b. If deadlines are not being met, the Committee will inform the Presidents of the delay and request that the organizing association takes firm action to insure the success of the Congress.
The organisation of a Congress and/or related International Antiquarian Book Fair is the sole responsibility of the organising national association. If outside contractors are employed, the responsibility still lies with the organising national association.
Les Congrès de la LILA sont essentiels. Tous les pays quelle que soit leur taille, devraient être encouragés à accueillir un congrès. Le programme d'un congrès ne comporte pas obligatoirement une foire.
Tout pays qui souhaite accueillir un congrès doit soumettre une proposition aux présidents en Assemblée Générale, incluant un budget préliminaire simulant plusieurs hypothèses de participation et un calendrier prévisionnel.
Dès qu’une proposition pour l’organisation d’un congrès a été acceptée par l’Assemblée Générale, le comité de la LILA devra en surveiller l’application:
a. Le comité nommera un responsable parmi ses membres qui sera en contact permanent avec l’association organisatrice, afin de l’aider et de s’assurer que les délais sont respectés. De plus, l’association organisatrice est encouragée à impliquer et/ou informer la secrétaire exécutive de la LILA des préparatifs et des détails de l’organisation.
b. Si les délais ne sont pas respectés, le comité en informera les présidents et invitera l’association organisatrice à prendre les mesures nécessaires pour assurer le succès du congrès
L’organisation d’un congrès et/ou d’une foire internationale du livre ancien associée relève de la seule responsabilité de l’association organisatrice, même dans le cas où celle-ci en délégue l’organisation à une ou des entreprises indépendantes.
CONGRESS
5.1 Invitations : A pre-invitation or an invitation to a congress should be sent as soon as possible, or at the very least one year in advance in printed form in French and English to all the affiliates.
5.1 Invitations : Une pré-invitation ou une invitation à un congrès doit être imprimée en français et en anglais et envoyée le plus tôt possible à tous les affiliés, un an au moins avant la date prévue pour le congrès.
5.2 Participants: Open to all antiquarian booksellers affiliated to the League through their national associations, their partners, and approved observers. Selected librarians, press or bibliophiles can be allowed to participate.
5.2 Participants: Peuvent y participer tous les libraires antiquaires affiliés à la Ligue par le biais de leurs associations nationales, ainsi que les personnes qui leur sont associées ou qui les accompagnent, ainsi que des observateurs agréés. Des bibliothécaires, membres de la presse ou des bibliophiles peuvent également participer.
5.3 Numbers: Attendances at previous Congresses have ranged from 80 to 400 delegates. However, in most recent years, attendances have tended to go down, due to continuously rising costs. Lower costs will encourage higher attendance
5.3 Nombre: Les participations aux précédents congrès ont rassemblé de 80 à 400 délégués. Dernièrement, cependant, les participations ont plutôt baissé, à cause de l’augmentation continuelle des coûts. Des coûts plus modestes encourageraient une plus grande participation.
5.4 File: a file containing a list of all the delegates’ names and a label with the name of the delegate typed in a large, clear type that can be easily read, as well as the programme and dress code for each event will be given to each delegate upon his arrival.
5.4 Dossier: un dossier contenant la liste de tous les délégués, un badge avec le nom du délégué imprimé en caractères lisibles à l’œil nu, ainsi que le programme et le code vestimentaire pour chaque activité, sera remis à chaque délégué à son arrivée.
5.5 Frequency: Every 2 years, alternating with the ILAB National Presidents’ Meeting.
5.5 Fréquence: Biennale, en alternance avec les Réunions des Présidents.
5.6 Timing: Traditionally during the months of September or October of the relevant year. However, linking the congress to an already existing bookfair held at any other time during the year can be considered if it might allow for a higher number of participants and increase the success of the Congress.
5.6 Date: Traditionnellement durant les mois de septembre ou d'octobre. Toutefois, le rattachement d’un congrès à une foire déjà existante organisée à une autre période peut être envisagé si cela peut permettre une plus grande participation et augmenter les chances de réussite du congrès.
5.7 Duration: Traditionally 4 to 5 days. However, due to rising costs and difficulties for book dealers to be away from their businesses for too long a period, it is possible to consider a shorter congress or organise the congress around the bookfair.
5.7 Durée : Traditionnellement 4 à 5 jours. Toutefois, étant donné l’augmentation des coûts et les difficultés engendrées par une trop longue absence, il est possible d’envisager un congrès d’une durée plus courte ou de l’organiser autour d’une foire.
5.8 Cost: It is recommended that host associations pay careful attention to the ability of rank and file ILAB booksellers to afford the charges for the Congress. It is better to organize a reasonable rather than a luxurious programme so that a greater number of dealers may afford the cost. Multiple hotel choices of different price ranges should be given.
5.8 Coût: Il est recommandé que l'association organisatrice veille à ce que la majorité des libraires puisse assumer les coûts du Congrès. Il vaut mieux prévoir un programme raisonnable plutôt que luxueux pour favoriser la participation. Un choix multiple d’hôtels à prix divers doit être proposé.
5.9 Programme:
a) Formal meetings:
i) ILAB Committee Meeting
ii) National Presidents’ Workshop (if required)
iii) Extraordinary General Meeting (if called)
iv) Ordinary General Meeting
v) Open Meeting (open to all ILAB booksellers and Congress delegates). This meeting should be organised either just before a lunch which all the delegates attend, or during a boat cruise, if it is included in the Congress programme. No other activity should be scheduled that coincides with the Open Meeting.
b) Book-related and social activities, possibly including a welcome reception and farewell dinner, designed to encourage relaxed networking in a friendly atmosphere. The program of the Congress should be a balance between social and educational, avoiding conferences where dealers would be closed in for a period of time.
As soon as the programme is finalised, it must be sent to all the delegates, and should include the dress code for each event.
The seating arrangement for the gala or farewell dinner can be organised by draw, in order to get dealers to have a chance of getting to know other dealers from outside their usual circle. It is possible to decide to split couples (or not), or have them sit opposite each other at a same table. (The draw can be done in a hat upon the delegates’ arrival to the dinner venue).
5.9 Programme:
a) Réunions officielles:
i) Réunion du Comité de la LILA
ii) Atelier de travail des Présidents (si nécessaire)
iii) Assemblée Générale Extraordinaire (si convoquée)
iv) Assemblée Générale Ordinaire
v) Réunion générale (ouverte à tous les libraires affiliés à la LILA ainsi qu’aux délégués du Congrès). Cette réunion devrait être organisée juste avant un déjeuner auquel assistent tous les délégués ou alors durant une croisière en bateau, si celle-ci est incluse dans le programme. Aucune autre activité ne doit être programmée pendant une Réunion Générale.
b) Des activités en rapport avec le livre et des activités sociales, qui peuvent inclure une réception d’accueil et un dîner de clôture, afin d’encourager le tissage de liens amicaux dans une atmosphère décontractée. Le programme devrait être équilibré entre les activités sociales et éducatives, en évitant les conférences.trop longues dans des salles fermées.
Aussitôt le programme finalisé, il doit être envoyé à tous les délégués et devrait indiquer le code vestimentaire pour chaque activité.
Le placement des délégués lors du dîner de gala peut se faire par tirage au sort,afin de donner la possibilité aux participants de connaître des libraires en dehors de leur cercle habituel. Les organisateurs peuvent décider de partager les couples ou pas, ou de les faire asseoir en face l’un de l’autre à une même table. (Le tirage au sort peut se faire dans un chapeau à l’arrivée des délégués au dîner).
5.10 Friendship Programme: This was conceived by the Verband Deutscher Antiquare at the Cologne Congress and Book Fair in 1992. It was designed to encourage a relatively “young” (in experience) bookseller from each national association to attend an ILAB Congress and International Book Fair. Some ways in which the programme can be achieved are:
a) The host association waives the Congress and/or Book Fair Booth fees for a candidate from each national association.
b) The host association offers reduced fees to a candidate from each national association to attend either the Congress or the Book Fair, or both.
c) Each national association is asked to sponsor one (or more) of their members, either fully or in part.
The following proposal was adopted at the Vienna 2009 Presidents’ Meeting :
That each national association be encouraged to sponsor the congress fees of a dealer who has never previously attended such an event.
d) Sponsorship is shared by the host association in partnership with those national associations who nominate candidates.
5.10 Programme d'amitié: Ce programme fut mis en place par le Verband Deutscher Antiquare lors du Congrès et de la Foire de Cologne en 1992, dans le but de permettre à certains "jeunes" libraires récemment installés, de chacune des associations nationales, de participer à un Congrès et à une Foire de la LILA. Voici quelques suggestions à cet effet:
a) L'association organisatrice offre gracieusement la participation au Congrès et/ou d'un stand de foire à un candidat de chaque association nationale.
b) L'association organisatrice propose des tarifs réduits pour le congrès et/ou un stand de foire à un candidat de chaque association nationale.
c) Chaque association nationale parraine financièrement, partiellement ou complètement, un ou plusieurs de leurs membres.
d) Le parrainage peut être partagé entre l'association nationale et l'association organisatrice.
5.11 Venue: An appropriate hotel, or convention centre, conveniently located for the majority of other venues or historic settings included in the programme.
5.11 Lieu: Un hôtel convenable ou un centre des congrès, commodément situé par rapport au programme d'activités prévu.
5.12 Funding:
a) Formal meetings of the ILAB: the League funds the hire of meeting rooms, cost of interpreters, if required. These costs must be agreed in advance with the ILAB Committee.
b) The host Association is responsible for all other costs. However, the Congress fee, payable by all participants, should largely offset these costs.
c) Sponsorship and/or subsidised venues and services can be sought from:
i) Government/civic bodies.
ii) Tourism industry.
iii) Libraries and galleries, and their support groups.
iv) Relevant commercial companies.
v) Hospitality companies.
vi) ILAB sponsorship, evaluated on an individual case basis.
5.12 Financement:
a) Réunions formelles de la LILA: La Ligue finance la location des salles de réunion, le coût des interprètes Français/Anglais, si nécessaire, et quand c'est possible, la traduction simultanée lors de l'Assemblée Générale. Ces coûts doivent être préalablement approuvés par le Comité de la Ligue.
b) L'association d'accueil assume tous les autres coûts. Néanmoins, les cotisations des participants au congrès devraient couvrir l'essentiel de ces coûts.
c) Des parrainages et/ou subventions peuvent être recherchés auprès des:
i) Gouvernement ou municipalités
ii) Industrie du tourisme
iii) Bibliothèques et galeries, ainsi que les groupes qui les financent
iv) Sociétés commerciales ayant un rapport avec le livre
v) Métiers de l'hôtellerie
vi) La LILA, qui peut envisager un parrainage au cas par cas.
5.13 Seed Funding: Host Associations may apply to the League for an early advance of an agreed sum of money to help set the meeting in progress. At the conclusion of the event, once the accounts have been audited, this interest-free funding is reimbursed to the League.
5.13 Préfinancement: L'association d'accueil peut demander à la Ligue un prêt sans intérêts pour mettre en route l'organisation initiale. Dès la fin du congrès, une fois les comptes vérifiés, ce financement gratuit est remboursé à la Ligue.
5.14 Cancellation : If an ILAB Congress is cancelled, all registration fees must be refunded.
If the attached Bookfair is specially organised for the Congress and the Congress is cancelled, the attached Bookfair must be cancelled and all registration fees must be refunded by the host association.
5.14 Annulation : En cas d'annulation d'un congrès, tous les droits d’inscription doivent être remboursés. Si la foire rattachée au congrès est spécialement organisée pour le congrès et que celui-ci est annulé, la foire doit également être annulée et tous les droits d’inscription doivent être remboursés par l’association organisatrice.
INTERNATIONAL ANTIQUARIAN BOOK FAIR held in conjunction with the Congress
FOIRE INTERNATIONALE DU LIVRE ANCIEN, rattachée à un congrès
5.15 Participants: Booksellers participating in the Fairs must be members of the national associations affiliated with the ILAB.
5.15 Participants: La participation aux foires est réservée aux membres des associations nationales membres de la Ligue.
5.16 Numbers: International Antiquarian Book Fairs have traditionally attracted 50-75% of the firms represented at the Congress as exhibitors. If the Antiquarian Book Fair is an already existing one, then the numbers expected can be quite high.
5.16 Nombre: Les foires internationales du livre attirent généralement 50 à 75% des librairies représentées au congrès. Si la foire est une foire déjà existante, on peut alors s’attendre à une plus grande participation.
5.17 Venue: Exhibition area(s) large enough for 100-250 exhibitors, and 1,000 or more visitors.The numbers quoted may vary considerably depending on the location and expectations of the national association hosting the event.
5.17 Lieu: Une salle d'exposition suffisamment spacieuse pour pouvoir accueillir 100 à 250 exposants, et plus d'un millier de visiteurs. Ces statistiques peuvent varier en fonction du lieu du congrès et des attentes de l'association nationale organisatrice.
5.18 Duration: 3 to 4 days, usually opening on the afternoon or early evening of a Thursday or Friday and ending on a Sunday or a Saturday.
5.18 Durée: Trois à quatre jours, l'ouverture ayant généralement lieu dans l'après-midi ou en début de soirée le jeudi ou le vendredi, et la clôture ayant lieu un samedi ou un dimanche.
5.19 Fixtures: Booths are uniformly fitted with standard bookcases, showcases, lighting, table, chair, etc. Sizes and fittings may vary, according to the host Association’s ruling.
5.19 Installation: Les stands sont uniformément équipés de rayonnages standards, éclairage, table, chaises, etc. La disposition et les dimensions peuvent varier en fonction des décisions prises par l'association organisatrice.
5.20 Exhibitors’ list: A printed list of exhibitors should be available for distribution.
5.20 Liste des exposants : une liste imprimée des exposants doit être disponible pour distribution.
5.21 Admission fee: A combined admission/catalogue fee is charged to the general public, and booksellers not affiliated to the League. A free admission ticket is presented to all delegates attending the Congress. The ILAB Identification card allows free entry to the Book Fair.
5.21 Frais d'admission: Un tarif groupé entrée/catalogue est payé par les visiteurs et les libraires non membres de la Ligue. Une entrée gratuite est offerte à tous les délégués participants au congrès. La carte d’identification de la Ligue donne accès gratuitement à la foire.
5.22 Funding: An International Antiquarian Book Fair should be financially independent. It is self-funded by exhibitors’ fees. However, in order to balance budgets, Sponsorship can also be sought.
5.22 Financement: Une foire internationale du livre ancien doit être financièrement équilibrée, et autofinancée par les cotisations des exposants. Toutefois, afin d’équilibrer les budgets, un parrainage peut également être recherché.
5.23 Levy: Book Fairs conducted by national associations affiliated to the ILAB attract a levy, payable to the League’s Treasurer at the conclusion of each book fair.
5.23 Taxe: Les foires organisées par les associations nationales membres de la Ligue doivent une taxe, payable au Trésorier de la Ligue dès la clôture de chaque Foire.
5.24 Exhibitor’s Cancellation Clause: It should be the responsibility of the national book fair committee to determine whether exhibitor cancellation due to unavoidable personal circumstances justifies the refund of a stand rental, and ILAB recommends that each case be viewed with sympathy and understanding.
5.24 Annulation d’un exposant: Chaque comité de foire détermine si l'annulation d'un exposant due à des circonstances exceptionnelles justifie le remboursement du coût de la location de stand; la LILA recommande que chaque cas soit étudié avec compréhension et sympathie.
5.25 Organiser’s Cancellation Clause : If the Bookfair is cancelled, all registration fees must be refunded by the host association.
5.25 Annulation de l’association organisatrice : En cas d'annulation de la Foire, tous les droits d’inscription doivent être remboursés par l’association organisatrice.