Book Fairs - Foires

GUIDELINES FOR THE CONDUCT OF INTERNATIONAL ANTIQUARIAN BOOK FAIRS UNDER THE AUSPICES OF THE INTERNATIONAL LEAGUE OF ANTIQUARIAN BOOKSELLERS

DIRECTIVES POUR L'ORGANISATION DES FOIRES INTERNATIONALES DE LIVRES ANCIENS TENUES SOUS LES AUSPICES DE LA LIGUE INTERNATIONALE DE LA LIBRAIRIE ANCIENNE

GENERAL PRINCIPLES

PRINCIPES GÉNÉRAUX

4.1 These guidelines apply primarily to the International Antiquarian Book Fairs organized in connection with ILAB Congresses, but they may also be adopted for the regular Fairs organized by the affiliated national associations in their own countries.

The use of the national association logo and/or name implies that the fair is organized under the auspices of ILAB and is subject to the book fair levy.

Ces conseils s'appliquent principalement aux salons internationaux de livres anciens organisés dans le cadre des congrès de la LILA, mais peuvent également s'appliquer à d'autres salons organisés dans leur propre pays par les associations nationales membres de la LILA.

L’utilisation du logo et/ou du nom de l’association nationale implique que la foire est organisée sous les auspices de la LILA et est donc sujette à la taxe de foire.

4.2 Participation in the Fairs is strictly limited to members of the national associations affiliated with the ILAB. National associations hosting an ILAB Congress and International Book Fair can nominate whether participation in their ILAB International Book Fair is dependent or not upon attendance at the preceding Congress. Participation in the Book Fair alone will attract a higher exhibition fee, such fee to be set by the host nation. Booths may only be staffed by bona fide members of the exhibiting firm, unless written authorization for other staff has been granted by the organizing committee.

La participation aux foires est strictement limitée aux membres des associations nationales membres de la LILA. Les associations nationales organisant un Congrès suivi d’une foire internationale peuvent librement décider si la participation au Congrès est obligatoire pour obtenir un stand à la Foire. Le coût de la seule participation à la foire sera plus élevé, ce surcoût étant fixé par l’association organisatrice. Seuls les employés des exposants peuvent travailler sur les stands; les autres employés doivent obtenir une autorisation par écrit du comité d'organisation.

4.3 The host association must maintain close control and supervision of all organizational aspects and, if professional exhibition contractors are engaged, should be able to overrule them if necessary.

L'association d'accueil doit surveiller étroitement tous les aspects de l'organisation. Si elle fait appel à des professionnels, ses propres décisions doivent prévaloir le cas échéant.

4.4 It is of vital importance that all material offered for sale is of good quality and properly authenticated. It is recommended that the host association should appoint a committee which will have the authority to inspect books, prints, maps and other material brought to the Fair, and, if necessary, can advise the organizing committee to have material withdrawn from exhibition if there is serious doubt about authenticity or about the accuracy of the description, or if the exhibit is deemed to be unsuitable.

Il est d'importance vitale que toutes les pièces en vente soient de bonne qualité et authentifiées. Il est recommandé que l’association d’accueil nomme un comité qui aura le pouvoir d’inspecter les livres, gravures, cartes, et tout autre matériel exposé à la foire; si nécessaire, il conseillera le comité organisateur sur le retrait de pièces dont l’authenticité ou l’exactitude de description semblent douteuses, ou encore si ces pièces sont jugées inadaptées.

4.5 In particular, items on offer at book fairs should be clearly priced. A notice concerning sales taxes should be clearly displayed, if applicable. Clear pricing should take into account the differences, especially in Europe, where tax may or may not be included in a written price, or may be added on to a purchase (as in the USA). Tax-included prices should be clearly identified as such. Sometimes at book fairs, for security reasons, costly items inside display cases or even on open shelves may not have prices obviously marked. However, it is imperative then to have a catalogue or price list available.

En particulier, les prix des articles en vente lors des foires doivent être clairement marqués. Une notice concernant les éventuelles taxes supplémentaires doit être clairement affichée. Un prix clairement indiqué doit prendre en compte les différences, surtout en Europe, où la taxe sur les ventes peut être ou ne pas être incluse dans le prix de vente, ou être rajoutée au prix de vente (comme aux Etats-Unis). Les prix TTC doivent pouvoir être clairement identifiés. Quelquefois, lors des foires, des ouvrages coûteux peuvent, pour des raisons de sécurité, ne pas être clairement marqués, qu’ils soient exposés dans des vitrines fermées ou sur des rayonnages. Toutefois, il est alors impératif de mettre à disposition un catalogue ou une liste des prix.

4.6 It is recommended that all exhibits are accurately described, defects clearly stated and that all exhibits are clearly priced. Where exhibited material may be the subject of export restrictions, either explicit or potential, this should be clearly stated.

Il est recommandé que tous les articles exposés soient décrits avec prÈcision, avec leurs défauts clairement indiqués, et leur prix clairement marqué. Tout article exposé et soumis à une autorisation préalable d'exportation doit clairement faire apparaître cette restriction.

4.7 It is recommended that Book Fair catalogues contain the following standard information:

a) An introduction to the ILAB.

b) Details of the ILAB publications for sale.

c) Information concerning the ILAB Bibliographical Prize, including a brief history of the Prize and its most recent winners, final submission date for the next judging, and contact details of the Secretary of the Prize.

d) Dates of forthcoming International Antiquarian Book Fairs held under the auspices of the ILAB.

e) All catalogues of Book Fairs held under the auspices of the ILAB should include the website, address of ILAB and a précis of the information that is to be found there.

Il est recommandé que les catalogues de foires contiennent les informations usuelles suivantes:

a) Une introduction à la LILA

b) Une liste des publications éditées et vendues par la LILA

c) Une information concernant le Prix de bibliographie décerné par la LILA avec un bref historique du Prix, le nom des lauréats les plus récents, la date de clôture des prochaines soumissions, et les coordonnées du secrétaire du Prix.

d) Les dates des foires à venir organisées sous l’égide de la LILA

e) Tous les catalogues de foires organisées sous l’égide de la LILA doivent inclure l’adresse du site web de la LILA, avec un résumé de l’information que l’on peut y trouver.

4.8 Choice of date. It is important to avoid clashing with competing or comparable events. Advance details of Fairs should be made known to the ILAB Secretary and to the Presidents of the national associations.

Dates des foires: il est important d’éviter tout conflit entre événements concurrents ou comparables. Transmettre à l’avance au Secrétaire de la LILA et au Président des associations nationales tous les renseignements s’appliquant aux dates des foires.

ORGANIZATION

ORGANISATION

4.9 ORGANIZING COMMITTEE

It is considered advisable that a special committee to organize the Fair should be appointed about two years in advance. This committee would be well advised to consult registration forms and other printed papers issued by previous organizers of ILAB Fairs, as this material incorporates much hard-earned knowledge and experience accumulated from past Fairs. The committee should consist only of members of the host association.

COMITÉ D'ORGANISATION

Il est recommandé de constituer un comité d'organisation deux ans avant la date prévue de la foire. Ce comité aura intérêt à étudier les formulaires d'inscription et autres formulaires imprimés utilisés par les organisateurs des foires précédentes, car ils représentent le fruit de l'expérience et des nombreuses connaissances acquises lors des foires passées. Ce comité sera constitué uniquement par les membres de l'association d'accueil.

4.10 PROFESSIONAL EXHIBITION CONTRACTORS

The use of outside professionals will depend on the circumstances prevailing in the host country. While it is preferable for the organization to be primarily in the hands of the host association, it may be a practical necessity in some circumstances to seek professional aid, notably in the hiring of an adequate venue, the construction and furnishing of stands, publicity, and possibly in the sharing of financial responsibility. See General Principle 4.3 (above).

ORGANISATEURS PROFESSIONNELS DE FOIRES & SALONS

Le recrutement de professionnels dépend des circonstances. Bien qu'il soit préférable que les membres de l'association d'accueil se chargent eux-mêmes de l'organisation de la foire, il pourra s'avérer nécessaire dans certains cas de recruter des professionnels, notamment pour trouver des locaux adéquats, pour construire et meubler les stands, pour se charger de la publicité et éventuellement pour partager la responsabilité financière. Voir les Principes généraux, rubrique #4.3 ci-dessus.

4.11 PREMISES

The venue (whether a hotel, an exhibition or trade fair building, or other institution) should offer ample space for large numbers of visitors to circulate and view in comfort. A central position in a town or city is an advantage.

LOCAUX

Les locaux (qu'il s'agisse d'un hôtel, d'un centre des congrès, d'un complexe commercial, ou d'un autre établissement) doivent offrir suffisamment de place pour que les visiteurs en nombre puissent circuler librement et voir l'exposition sans gêne. Il est préférable que ces locaux soient situés dans le centre ville.

4.12 ANNOUNCEMENT AND APPLICATION FORMS

The Fair should be announced as early as possible. Application forms should be available well in advance, stating clearly whether both full and half (shared) stands are available. The application forms should state the amount of deposit required. In the event that it might not be possible to assign full stands to all applicants, it is necessary to enquire as to whether applicants would be willing to share. If the charge for a half or shared stand is in excess of half the rate for a full stand, this should be stated. A closing date for registration should be set.

ANNONCES & FORMULAIRES D'INSCRIPTION

La foire doit être annoncée aussitôt que possible. Les formulaires d'inscription doivent être distribués longtemps à l'avance et indiquer si l'exposition comprend des stands et des demi-stands (partagés), ainsi que le montant de l'acompte à verser. Au cas où il serait impossible de procurer un stand complet à tous les participants, il faut leur demander s'ils désirent partager avec un autre participant. Indiquer également le prix du demi-stand (partagé) si celui-ci est supérieur à la moitié d'un stand entier. Indiquer la date limite des inscriptions.

4.13 OVERSUBSCRIPTION

It is recommended that the organizers should have a declared policy governing the allocation of stands in the event of oversubscription. While there is a case for allocation on a first come, first served basis, or by lottery, there is also a consensus of opinion which favours the retention by the organizers of the right to allocate at their discretion.

SURPLUS D'INSCRIPTIONS

Il est recommandé que les organisateurs mettent au point une politique régissant l'attribution des stands au cas où il y aurait trop d'inscriptions. Bien que certains préconisent l'attribution des stands par ordre d'arrivée des demandes, ou par tirage, de nombreux membres estiment que le comité d'organisation est souverain.

4.14 CUSTOMS AND VAT REGULATIONS

Exhibitors from outside the host country should be given all relevant information regarding Customs Duties and Value Added Tax, or any advice which will obviate difficulties when bringing their material into, and later leaving, the host country. If a firm of shipping agents or brokers is appointed to the Fair, exhibitors should be notified. It is recommended that prices of exhibits include the VAT (or sales tax) applicable in the organizing country or state. Dealers and visitors to Book Fairs should be clearly informed whether or not VAT is included in the prices; whether or not they should add VAT to the prices; and whether or not they are entitled to deduction of VAT from the listed prices.

RÉGLEMENTATIONS DOUANIÈRES & FISCALES EN MATIÈRE DE TVA

Il est important de fournir aux exposants étrangers tous les renseignements nécessaires concernant les droits de douane et la taxe sur la valeur ajoutée, ainsi que des conseils leur permettant d'éviter toute difficulté à l'importation et à l'exportation de leur marchandise. S'il y a lieu, donner aux exposants le nom des agents officiels de la foire. Il est recommandé que le prix des articles exposés inclue la TVA (ou taxe de vente) applicable dans le pays ou l’état organisateur. Les marchands et les visiteurs des foires doivent savoir si cette taxe ou TVA est incluse dans le prix de vente ou bien s’il faut rajouter une TVA ou taxe au prix de vente, et si ils ont droit ou pas à une déduction de la TVA ou taxe sur les prix marqués.

4.15 PUBLICITY

The success of any Book Fair depends much on publicity. This is an area in which professional aid can be important. Booksellers can also co-operate in active promotion and achieve a great deal themselves. This can be done in a variety of ways: announcements in their own catalogues, publicity among their customers, well-designed posters, neat and attractively produced small brochures for wide distribution, advertisements, bulletins sent to the press, and features on radio and television. Special publicity can be gained by having a well-known public figure open the Fair.

PUBLICITÉ

La réussite d'une foire dépend beaucoup de la publicité et il est possible qu'un soutien professionnel soit efficace. Les libraires peuvent obtenir de bons résultats en faisant eux-mêmes une promotion active. Ils peuvent réaliser leurs objectifs de maintes façons, notamment en plaçant des annonces dans leurs propres catalogues, en faisant de la publicité parmi leurs clients, en créant des affiches bien conçues et des petits dépliants soignés et attrayants pour grande diffusion, en publiant des annonces, en envoyant des informations à la presse et en faisant des émissions à la radio et la télévision. L'inauguration du salon par une personnalité de renom entraîne une publicité considérable.

4.16 CATALOGUE

The production of a joint Fair Catalogue is strongly recommended. This may be done in printed form or as an on-line catalogue. It is for the host association to decide whether to insist on the reservation of material previously announced in the Fair Catalogue. A calendar listing forthcoming International Book Fairs is to be included in Book Fair Catalogues. If material in the catalogue is known to be subject to export restriction, this must be stated.

CATALOGUE

La publication d'un catalogue collectif est fortement recommandée. Il peut être soit imprimé, soit présenté en-ligne sur internet. C'est à l'association organisatrice de décider si les livres décrits dans le catalogue doivent être réservés pour la foire. Un calendrier des foires internationales à venir doit être inclus dans le catalogue. Le catalogue devra indiquer les marchandises dont l'exportation est réglementée.

4.17 STANDS

It is a prime requisite that the premises for the Fair shall be sufficiently spacious to permit each individual stand to be of an adequate size for display and properly furnished with open shelving, glass case, table and chair. Details such as stand dimensions and shelf lengths should be included in the application form. It has been found to be in the interest of democracy that all stands, as far as possible, should be uniform and at the same cost. However, if the circumstances of the exhibition area provide for variable stand sizes at variable rental rates, then the available options should be described on the application form so that the advantages of choice are available to all. Where opportunity allows, larger stands should also be allocated to sharing exhibitors. Additional stand furniture, when available, should also be described on the application form.

Exhibitors sharing stands are expected to do so in an equitable and co-operative way.

STANDS

Il est essentiel que les locaux soient spacieux, que les stands soient assez grands pour que les exposants puissent bien exposer leur matériel et soient équipés de rayonnages, d'une vitrine, d'une table et d'une chaise. Les formulaires d'inscription doivent fournir tous les renseignements à cet égard tels que les y compris la dimension des stands et la longueur des rayons disponibles. D'après l'expérience acquise, il est plus équitable d'uniformiser les stands dans la mesure du possible en fonction des dimensions et des prix. Toutefois, si l'aire d'exposition se prête mieux à l'installation de stands de dimensions et de prix variables, les options disponibles doivent être décrites dans le formulaire d'inscription, afin que les participants puissent choisir le stand qui leur convient le mieux. Quand c'est possible, attribuer les stands les plus spacieux aux exposants désireux de les partager. Décrire également dans le formulaire d'inscription le mobilier supplémentaire pouvant être obtenu.

Les exposants partageant un stand doivent le faire de manière équitable et en toute coopération.

4.18 STAND ALLOCATION

The allocation of stand positions to exhibitors can easily give rise to criticism and complaint, particularly if some positions are clearly better than others. It should be handled with sensitivity by the organizing committee. Allocation by lottery has been advocated, but the arrangement of exhibitors is too important to be left to chance and most now support the view that allocation should be made at the discretion of the committee, which will naturally wish to represent the trade at its best and in all its diversity. The committee should thus ensure that there is a good spread and mix throughout the entire Fair area of the larger firms and the modest, the general and specialized, the metropolitan and the provincial, the local firms and the foreign. Visitors to the Fair should thus be encouraged to complete the full circuit and should be dissuaded from bypassing secondary areas. The Book Fair chairman should be allocated a central or prime position for the sake of accessibility, but officers and committee members should be distributed evenly throughout the Fair area.

ATTRIBUTION DES STANDS

L'attribution des emplacements fait souvent l'objet de critiques et de plaintes, notamment si certains emplacements sont nettement meilleurs que d'autres. Le comité d'organisation doit faire preuve de grande diplomatie à cet égard. Il a été proposé que l'attribution soit faite par tirage au sort, mais il s'agit de décisions trop importantes pour les laisser au hasard. La majorité des participants est maintenant d'avis que l'attribution doit être effectuée selon le bon jugement des membres du comité, car ces derniers s'efforceront naturellement de valoriser la profession de la librairie ancienne et de faire état de sa grande diversité. Le comité doit donc veiller à ce que les grandes et petites entreprises, les librairies générales et spécialisées, métropolitaines et provinciales, locales et étrangères soient réparties et mélangées dans la totalité de l'aire d'exposition, afin que les visiteurs soient encouragés à faire un circuit complet et à ne pas éviter certaines aires secondaires. Il faut attribuer au Président ou à la Présidente du salon une place centrale et privilégiée et d'accès facile, mais les stands des dirigeants et membres du comité doivent être répartis uniformément dans toute l'aire d'exposition.

4.19 EXHIBITORS’ RESPONSIBILITIES

Exhibitors are required to have their stands set up and dismantled by the times set by the organizers of the Fair.

Exhibitors are expected to display reasonably adequate quantities of stock, at least until the volumes of sales at the Fair makes this impossible.

Exhibitors are required to ensure that their stands are properly manned. When it is necessary to leave a stand unoccupied exhibitors should display a sign referring customers to an available person/stand.

RESPONSABILITES DE L’EXPOSANT

Les exposants sont requis de monter et de défaire leurs stands dans les plages horaires fixées par les organisateurs.

Les exposants sont requis d’exposer une quantité adéquate d’ouvrages, tout du moins jusqu’à ce que le volume des ventes de la foire ne rende cela impossible.

Les exposants doivent s’assurer d’un personnel adéquat. Lorsqu’il est nécessaire de laisser son stand sans surveillance, l’exposant doit y laisser une affiche indiquant aux clients une personne ou un stand à qui s’adresser.

4.20 PAYMENT OF PURCHASES

Payment for items purchased at book fairs is normally due prior to the end of the book fair unless other arrangements are explicitly made or unless the guidelines of the national association hosting the book fair dictate otherwise, and this is usually limited to 30 days.

RÈGLEMENT DES ACHATS

Le règlement d’ouvrages acquis lors des foires est normalement dû avant la clôture de la foire, à moins d’un arrangement contraire explicite, ou selon les règlements de l’association organisatrice, sachant que le délai de règlement ne doit pas dépasser 30 jours.

4.21 SECURITY

This is of great importance and should be in the hands of a suitable professional organization, commencing from the time of setting up for the Fair and continuing until the last exhibitor, and his or her books, has left. The surveillance should continue day and night. During the setting-up period, only exhibitors or their assistants are to be admitted, each wearing an identity badge provided by the organizers. Badges must continue to be worn throughout the Fair. It is important that the security officers be given precise instructions and that they control everything leaving the Fair during the hours the Fair is open. It is recommended that the organizers provide each exhibitor with wrapping paper and adhesive labels and that each purchase be wrapped and sealed with a label bearing the number of the stand where the purchase was made; these will then be inspected by security officers at the door.

SÉCURITÉ

La sécurité est de première importance et doit être confiée à un organisme professionnel dès le début de l'installation jusqu'à ce que les livres du dernier exposant soient enlevés. Les lieux doivent être surveillés jour et nuit. Seuls les exposants ou leurs employés sont admis sur les lieux pendant la période d'installation. Pendant l'installation et l'entière durée du salon, ils sont tenus de porter en permanence un insigne d'identification remis par les organisateurs. Il est important que les agents de sécurité reçoivent des instructions précises et qu'ils inspectent tout objet emporté hors du salon pendant les heures d'ouverture. Il est recommandé que les organisateurs fournissent du papier d'emballage et des étiquettes adhésives afin que les exposants puissent emballer les articles vendus et les sceller à l'aide d'une étiquette portant le numéro de leur stand. Les paquets sont vérifiés à la sortie par les agents de sécurité.

4.22 PRIVATE VIEWS OR PREVIEWS

In some countries these are not favoured as they may reduce the Fair’s attraction to the general public. In others, however, a strong tradition of such private openings (by invitation, or by tickets priced at a premium) prevails, and they are even deemed essential if special or distinguished visitors are to be attracted.

VISITES PRIVÉES AVANT OUVERTURE

Dans certain pays, ces visites ne sont pas considérées favorablement, car elles risquent de dévaloriser la foire aux yeux du grand public. Ailleurs, ces inspections constituent une véritable tradition (sur invitation ou sur l'achat d'un billet à prix de prestige), et elles sont même jugées essentielles pour attirer des visiteurs de qualité.

4.23 WARRANTY

All material bought at ILAB Book Fairs has a warranty of completeness and authenticity. In the unlikely event that any unacknowledged or undeclared defect should be subsequently discovered, the material is immediately returnable for a full refund of the purchase price. This warranty should be given maximum publicity.

GARANTIE

Toute la marchandise achetée lors d'un salon de la LILA est accompagnée d'une garantie d'intégrité et d'authenticité. Dans le cas peu probable d'un défaut non déclaré, non reconnu et découvert par la suite, l'objet doit pouvoir être retourné immédiatement contre remboursement total du prix d'achat. Cette garantie doit faire l'objet d'une publicité maximale.

4.24 LEVY

The host association should collect a levy from each exhibitor for transmission to the ILAB Treasurer. The amount of this levy will be agreed upon by the General Meeting from time to time.

TAXE PRÉLEVÉE SUR LES FOIRES

L'association organisatrice prélève un taxe auprès de chaque exposant et en transmet la totalité au Trésorier de la LILA. Le montant de cette taxe est fixée périodiquement lors des Assemblées Générales

4.25 ADMISSION CHARGE

It has become customary to have an admission charge (which may also include a copy of the Fair Catalogue) and it is generally accepted by the public in most countries. The charge may be higher on the first day (or part day) and reduced for subsequent ones. However, as a courtesy to colleagues, all members of the affiliated national associations should be admitted without charge to ILAB-sponsored Fairs world-wide.

FRAIS D'ADMISSION

Il est habituel de faire payer des droits d'admission (parfois accompagnés d'un catalogue). Ces droits sont acceptés par le public dans la plupart des pays. Dans certains cas, ces frais sont plus élevés le premier jour (ou partie d'un jour) et réduits les jours suivants. Toutefois, à titre de courtoisie, tous les membres des associations nationales membres de la LILA sont admis gratuitement aux salons parrainés par la LILA dans le monde entier.

4.26 CANCELLATION

It should be the responsibility of the national book fair committee to determine whether exhibitor cancellation due to unavoidable personal circumstances justifies the refund of a stand rental, and the ILAB recommends that each such case be viewed with sympathy and understanding.

ANNULATION

Chaque comité de foire détermine si l'annulation d'un exposant due à des circonstances personnelles inévitables justifie le remboursement du coût de la location du stand; la LILA recommande que chaque cas soit étudié avec compréhension et sympathie.