Code of Usages and Customs 2014

CODE OF USAGES AND CUSTOMS

CODE DES US ET COUTUMES

1. DEFINITION. This compendium of the usages and customs of the profession of antiquarian bookseller defines the usages generally and universally recognized in all commercial transactions relating to the profession, either between professionals, or between professionals and institutions or individuals. Antiquarian bookselling in this context includes manuscripts, autograph letters, prints, maps and drawings, as well as books, and any other written or printed material.

DÉFINITION. Ce code des us et coutumes des libraires spécialisés dans les livres anciens définit les usages universellement acceptés et applicables à toute transaction commerciale conclue entre libraires professionnels, ou entre les libraires et les institutions ou les particuliers. Dans ce contexte, le domaine de la librairie ancienne comprend, outre les livres, les manuscrits, les lettres autographes, les gravures, les cartes et les dessins, ainsi que de toute autre sorte de document manuscrit ou imprimé.

2. CODE OF PRACTICE. Members of the national associations affiliated with the ILAB (hereafter, for the sake of brevity, referred to as members) should conduct all commercial transactions according to these usages which expressly indicate that members offer to their clients a clearly defined code of practice based on high ethical standards.

CODE DE DÉONTOLOGIE. Lors de transactions commerciales, les membres des associations nationales affiliées à la LILA (pour faire bref, seront ci-après appelés 'membres') doivent respecter expressément les usages décrits dans le présent document, qui indique expressément que les membres offrent à leurs clients une déontologie clairement définie et fondée sur une grande exigence éthique.

3. DESCRIPTION AND DISCLOSURE. Members shall be responsible for the accurate identification and description of all material offered for sale. All defects, significant restorations and sophistications or omissions should be clearly noted and made known to those to whom the material is offered or sold. For example, although it would not be untrue to state that a particular work has 52 plates, by failing to mention that there should be 54, one would be guilty of withholding information. Unless the parties agree otherwise, a full cash refund shall be available to the purchaser of any misrepresented material, including the cost of return shipping.

Intention to return an item should be communicated as soon as possible within an agreed time frame and in accordance with local laws. When no prior agreement has been made, the communication of intent should be made no later than ten days after receipt of the goods.

Refunds should be made or credited to the credit card promptly when a customer has made a return acceptable to the dealer.

DESCRIPTION. Les membres s'engagent à décrire avec précision les pièces qu'ils désirent vendre. Ils doivent indiquer clairement aux acheteurs éventuels tous les défauts ou les manques et les importantes restaurations effectuées. Par exemple, bien qu’il ne soit pas faux d’affirmer qu’un exemplaire possède 52 planches, en omettant de dire que celui-ci devrait en posséder 54, le vendeur se rendrait ainsi coupable de cacher certaines informations. Sauf accord contraire, l’acheteur de pièces incorrectement décrites doit pouvoir obtenir le remboursement intégral de la somme versée, y compris les frais de port de re-expédition.

L’intention de retourner une pièce doit être manifestée le plus tôt possible, dans un délai préalablement établi et en accord avec les lois locales. Lorsque aucun accord préalable n’a été effectué, l’intention de retour devrait être faite dans un délai de 10 jours au plus après réception des marchandises.

Les remboursements devraient être faits ou portés au crédit de la carte de crédit du client dès que celui-ci s’est entendu avec le vendeur.

4. TECHNICAL TERMS. Members should, as professionals, be conversant with and responsible for the correct use and interpretation of the technical terms of the trade.

TERMES TECHNIQUES. En tant que professionnels, les membres doivent maîtriser et sont responsables de l'exactitude des termes techniques utilisés.

5. PRICE. Members shall be responsible for the professional pricing of all material offered for sale, regardless of whether they are dealing with experts or amateurs.

PRIX. Les membres assument la responsabilité d'établir des prix sérieux en conformité avec la valeur des ouvrages qu'ils vendent, qu'ils traitent avec des professionnels ou des amateurs.

6. AUTHENTICITY. Members shall vouch for and make every reasonable effort to substantiate the authenticity of all materials offered for sale. Should it be determined that such material is not authentic or is questionable, then it shall be returnable for a full cash refund, or on some other mutually agreed terms. Material shown to be not authentic, or of disputed or undetermined nature, shall not again be offered for sale unless all facts concerning it are clearly disclosed.

AUTHENTICITÉ. Les membres doivent se porter garants de l'authenticité de tout ce qu'ils vendent. S'il a un doute sur l'authenticité, l’acheteur doit pouvoir retourner l'objet et obtenir un remboursement intégral, sauf autre accord préalable. Lorsqu'il est prouvé que certains articles ne sont pas authentiques, qu'ils sont de nature contestée ou douteuse, ils ne seront pas remis en vente tant qu'il subsistera un doute.

7. STOLEN PROPERTY. Members shall be responsible for passing to the buyer clear title to all material sold, and shall not knowingly purchase, hold or attempt to re-sell stolen material. Due diligence practices include knowing, or confirming, the identity of a vendor, recording all purchases and taking reasonable steps to ensure the legitimacy of goods being offered. In the event of books suspected of having been stolen, or having been proved to have been stolen, it is the responsibility of the members to contact the original owner. They shall co-operate fully with law enforcement authorities to recover and return stolen material, and to apprehend those responsible.

BIENS VOLÉS. Les membres ont la responsabilité du transfert de propriété de tout document vendu, et ne doivent ni acheter, ni garder en stock, ni chercher sciemment à revendre des biens volés. Ils doivent faire tout leur possible pour s'assurer que le matériel qui leur est offert est la propriété du vendeur et pour prévenir le vol de livres anciens et autre matériel connexe. Ils doivent collaborer avec les autorités pour récupérer et retourner les biens volés et faire appréhender les responsables.

8. DAMAGE IN TRANSIT. Responsibility for damage or loss in transit shall rest with the sender. Members should attend to the careful and appropriate handling, packing, posting and shipping of material to ensure that it reaches the buyer in the same condition as when purchased.

DOMMAGES LORS DES TRANSPORTS. L'expéditeur assume la responsabilité de tous les dommages ou pertes pouvant survenir lors des transports. Il doit veiller avec soin à la manutention, à l'emballage, au timbrage et à l'expédition du matériel, afin que l'acheteur le reçoive dans le même état que lorsqu'il l'a acheté.

9. TERMS AND CONDITIONS. It should be understood that books are normally offered for sale in catalogues, and on online databases and websites at the price affixed, subject to prior sale, and that payment is either due in advance or, when satisfactory credit has been established, promptly on receipt of the goods, or within 30 days of invoice if prior arrangement has been made. In the case of special offers, courtesy requires that an option to purchase be assured for a certain time which should be specified. Any divergence from these generally accepted terms should be expressly stated.

CONDITIONS. Les livres sont généralement offerts à la vente dans des catalogues, sur des bases de données ou des sites internet à prix marqués. Le paiement est dû d'avance ou dès réception de la marchandise ou en cas d’accord préalable, dans les 30 jours à la date de facturation. Dans le cas d'une offre spéciale, il est courtois de prévoir une option d'achat pendant une période devant être spécifiée. Toutes dispositions différentes doivent être formulées expressément.

10. BANK CHARGES. The supplier must be paid the full amount of his invoice; the buyer is responsible for all clearing and bank charges relating to the transaction.

FRAIS BANCAIRES. Le fournisseur doit obtenir le montant total du prix facturé; l'acheteur prend à sa charge tous les frais bancaires s'appliquant à la transaction.

11. TENDERS. When a bookseller makes an offer to purchase books the price should be valid either for an immediate transaction or for a stated period of option.

SOUMISSIONS. Lorsqu'un libraire fait une offre d'achat, le prix s'applique à une transaction immédiate ou pendant une période à préciser.

12. CLEAR PRICING. Members should ensure that all material offered for sale in an open shop or at a book fair is clearly marked with the selling price. Material not for sale or being processed or reserved, should be appropriately segregated.

DES PRIX CLAIREMENT INDIQUÉS. Les membres doivent veiller à ce que le prix de vente soit clairement indiqué sur les articles en vente dans une librairie ou un salon. Il est recommandé de mettre à part tout matériel qui n'est pas à vendre, qui est rÈservÈ ou en cours de restauration.

13. TRADE DISCOUNT. The importance of extending to ILAB affiliated members the courtesy of a trade discount on purchases from premises, shops, catalogues, book fairs, and the Internet is a core requirement. Therefore, members should permit any other member of an association affiliated and in good standing with the ILAB to buy from their stock any material offered for sale (i.e. priced) and in normal circumstances should extend to such buyers the customary and reciprocal trade discount of 10%.

It is also recommended that ILAB booksellers be urged to extend the customary reciprocal discount to the permanent employees, full time and part time, of their ILAB collegues.

REMISE CONFRATERNELLE. L’importance de consentir aux membres d’une association affiliée à la LILA une remise confraternelle sur les achats effectués dans des locaux, en magasin, par catalogue, lors des foires ou par Internet est absolument essentielle. Par conséquent, Les membres doivent en temps normal consentir aux membres d'une association affiliée à la LILA et en règle vis-à-vis de celle-ci, une remise habituelle et réciproque de 10% sur le prix des ouvrages en vente (c'est à dire ceux dont le prix est clairement indiqué).

Il est également recommandé que les libraires affiliés à la LILA étendent cette remise habituelle et réciproque aux employés permanents, à plein ou à mi-temps, de leurs confrères.

14. ON APPROVAL: TERM. Consignments on approval requested by a prospective buyer must be supplied with a clear indication of the term allowed for a decision. When this term elapses the sale shall be deemed to be concluded if the goods have not been returned. If returned, postal charges both ways shall be borne by the prospective buyer.

MARCHANDISE A L'ESSAI: CONDITIONS. Les commandes à l'essai doivent indiquer clairement la période accordée pour prendre une décision. Si les pièces ne sont pas retournées à la fin de ladite période, la vente est considérée comme étant conclue. Si elles sont retournées, l'acheteur doit se charger des frais postaux d'envoi et de retour.

15. ON APPROVAL: RESPONSIBILITY. Members who ask for material on approval or on consignment shall hold themselves responsible for such material from its arrival until returned or fully paid for. However, this responsibility does not extend to damage and loss due to war or to any risk which cannot be covered by insurance.

MARCHANDISE A L'ESSAI: RESPONSABILITÉ. Les membres qui commandent du matériel à l'essai ou en consignation acceptent la responsabilité desdites marchandises à partir de leur arrivée jusqu'à ce qu'elles soient retournées ou payées intégralement. Néanmoins, cette responsabilité ne s'applique ni aux pertes ni aux dommages causés par la guerre, ni aux risques non garantis par l'assurance.

16. MULTIPLE ORDERS. If a multiple order cannot be filled in its entirety owing to part of it having been previously sold, this does not constitute grounds for the cancellation of that order unless so stipulated on the order.

COMMANDES MULTIPLES. Le fait de ne pouvoir honorer en totalité une commande de plusieurs titres, en raison de la vente préalable de certains, ne constitue pas un motif valable pour annuler la totalité de la commande, à moins que cette condition ne soit stipulée d'avance.

17. VALUATIONS AND APPRAISALS. Valuations must be carried out scrupulously in the spirit of these usages and customs. They involve the responsibility of the bookseller towards the owner of the material.

ÉVALUATIONS ET ESTIMATIONS. Les évaluations doivent être scrupuleuses dans l'esprit du présent code, car elles entraînent la responsabilité du libraire envers le propriétaire du matériel.

18. VALUATIONS: TAX LAW. Members offering valuation or appraisal services shall be responsible for being conversant with the relevant regulations as stipulated by local tax laws. They shall conduct such appraisals in strict compliance with these regulations.

ESTIMATIONS: LÉGISLATION FISCALE. Les membres qui offrent des services d'estimation ou d'expertise doivent connaître à fond et respecter la législation fiscale locale. Les évaluations doivent respecter en tous points lesdits règlements.

19. AUCTION COMMISSIONS. Members who receive from a client instructions to purchase at a public auction sale should also accept responsibility for the careful inspection of the material to be bought and should not rely solely on information supplied by the seller or by the auctioneer. He or she should, of course, also exercise the utmost discretion and eliminate any risk of conflict of interest.

Unless otherwise agreed before the sale, a commission fee, on the hammer price, of 10% is normally charged on successful bids only. While bidding at auction is certainly open to variable commission rates, it is important for these to be discussed and agreed, in writing if necessary, before the auction.

COMMISSION S'APPLIQUANT AUX VENTES AUX ENCHÈRES. Les membres achetant du matériel dans une vente aux enchères pour le compte d'un client assument la responsabilité d'inspecter soigneusement le matériel avant de l'acheter et ne doivent pas se limiter uniquement aux renseignements fournis par le vendeur ou le commissaire-priseur. Ils doivent également exercer leur jugement et éviter tout risque de conflit d'intérêt.

A moins d’un accord préalable contraire avant la vente publique, une commission de 10% sur le prix au marteau, est habituellement due mais seulement sur les lots adjugés. Les montants de ces commissions sont généralement variables, il est donc important qu’ils soient approuvés avant la vente, par écrit si nécessaire.

20. BOOKSELLERS’ PREMISES. Members should refrain from approaching or soliciting customers in another member’s shop, book fair booth, or place of business without the introduction or consent of the proprietor.

Members should also identify themselves as booksellers upon entering the premises of another bookseller. Some members find it embarrassing to identify themselves in case it is impossible to purchase something from their colleagues. There is a shared responsibility to dispel any such embarrassment, in the spirit of the League.

ILAB booksellers are encouraged to welcome other members to their place of business, and it is also recommended that there is a voluntary offer of hospitality, co-operation, sharing of information, and other courtesies to all our ILAB colleagues.

LOCAUX DES LIBRAIRES. Les membres doivent veiller à ne pas démarcher un client dans le magasin, le local ou sur le stand d'un autre membre, sauf s'ils ont été présentés à l'acheteur par le propriétaire ou que ce dernier y consente.

Les membres doivent aussi se présenter en tant que libraires lorsqu’ils se rendent chez un confrère. Certains membres pensent qu’il est gênant de se présenter car toute acquisition se révèlerait dès lors difficile. Il en va de la responsabilité des deux parties en présence de dissiper un tel malentendu, au nom de l’esprit de la Ligue.

Les libraires affiliés à la LILA sont incités à réserver un accueil chaleureux à leurs confrères, il leur est également recommandé d’être accueillants, coopérants, courtois, et de partager toute information pertinente avec leurs collègues affiliés à la LILA.

21. INTERPRETATION. This compendium of customs and usage has been set out in English and in French. If any dispute should arise as to the interpretation of a paragraph from one language to the other, the Committee of the League shall decide which is the correct interpretation.

INTERPRÉTATION. Le présent code des Us et Coutumes est rédigé en Français et en Anglais. En cas de litige découlant de la traduction d'un paragraphe d'une langue à l'autre, le Comité de la Ligue décide laquelle des interprétations est correcte.

22. PRESERVATION. Members are committed to the preservation of historical materials and should not break complete and intact copies of books or manuscripts.

PRÉSERVATION. Les membres s'engagent à préserver les pièces historiques et à ne pas casser des exemplaires intacts et complets de livres ou de manuscrits.

23. INVESTMENT SCHEMES. Members are advised not to promote antiquarian and rare books, or allied materials, as investment vehicles in themselves, or as part of investment schemes.

PLANS D’INVESTISSEMENT. Il est recommandé de ne pas promouvoir les livres rares et anciens ou tout autre document connexe en tant que valeur de placement ou faisant partie de plans d’investissement.

24. FINDER’S FEE. A courtesy that has had long standing within the trade is that of offering a finder’s fee to someone who has provided information that enabled a purchase or a sale. This is a matter of trust between members and is arranged on a case-by-case basis. While there is no fixed rate in the way of finder’s fee nor is it always a monetary compensation, typically, the fee has been 5 or 10 percent of the total purchase, or sale price when significant items or collections are involved.

COMMISSION VERSÉE AUX INFORMATEURS. Une des courtoisies qui existe depuis longtemps au sein de notre profession est de rétribuer un informateur qui a permis de procéder à une acquisition ou à une vente. C’est une affaire de confiance entre les membres et se fixe au cas par cas. Bien que le taux de rétribution n’est pas fixe, et qu’il n’est pas toujours de nature financière, il s’élève habituellement à 5 ou 10 pour cent du prix d’achat total, ou du prix de vente, lorsque des ouvrages importants ou des collections entières sont en jeu.

25. COPYRIGHT. Catalogue descriptions and images are a species of intellectual property: members or their representatives should not steal or plagiarise from their colleagues; any quoted material should be acknowledged, and if substantial use is made of another bookseller’s text or images, permission should be sought in advance

DROIT D’AUTEUR. Les descriptions bibliographiques et les images font partie du domaine de la propriété intellectuelle; les membres ou leurs représentants ne devraient pas voler ou plagier le travail de leurs collègues; tout texte cité ou image empruntée doivent être attribués à leur auteur de droit, et si un usage substantiel du travail d’autrui - texte ou images - est nécessaire, une autorisation préalable est requise.