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Book Fairs - Foires

Publié le 20 Avril 2011


GUIDELINES FOR THE CONDUCT OF INTERNATIONAL ANTIQUARIAN BOOK FAIRS UNDER THE AUSPICES OF THE INTERNATIONAL LEAGUE OF ANTIQUARIAN  BOOKSELLERS

DIRECTIVES POUR L'ORGANISATION DES FOIRES INTERNATIONALES  DE LIVRES ANCIENS TENUES SOUS LES AUSPICES DE LA LIGUE INTERNATIONALE  DE LA LIBRAIRIE ANCIENNE

 

 

GENERAL PRINCIPLES

PRINCIPES GÉNÉRAUX

 

4.1 These guidelines  apply primarily to the International Antiquarian Book Fairs organized  in connection with ILAB Congresses, but they may also be adopted  for the regular Fairs organized by the affiliated national associations  in their own countries.

The use of the national association logo and/or name  implies that the fair is organized under the auspices of ILAB and is subject to the book fair levy.

Ces conseils s'appliquent principalement  aux salons internationaux de livres anciens organisés  dans le cadre des congrès de la LILA, mais peuvent également  s'appliquer à d'autres salons organisés dans leur  propre pays par les associations nationales membres de la LILA.

L’utilisation du logo et/ou du nom de l’association nationale implique que la foire est organisée sous les auspices de la LILA et est donc sujette à la taxe de foire.

 

4.2 Participation  in the Fairs is strictly limited to members of the national associations  affiliated with the ILAB. National associations hosting an ILAB  Congress and International Book Fair can nominate whether participation  in their ILAB International Book Fair is dependent or not upon  attendance at the preceding Congress. Participation in the Book  Fair alone will attract a higher exhibition fee, such fee to  be set by the host nation. Booths may only be staffed by bona  fide members of the exhibiting firm, unless written authorization  for other staff has been granted by the organizing committee.

La participation aux foires est strictement  limitée aux membres des associations nationales membres  de la LILA. Les associations nationales organisant un Congrès  suivi d’une foire internationale peuvent librement décider  si la participation au Congrès est obligatoire pour obtenir  un stand à la Foire. Le coût de la seule participation  à la foire sera plus élevé, ce surcoût  étant fixé par l’association organisatrice.  Seuls les employés des exposants peuvent travailler sur  les stands; les autres employés doivent obtenir une autorisation  par écrit du comité d'organisation.

 

4.3 The host  association must maintain close control and supervision of all  organizational aspects and, if professional exhibition contractors  are engaged, should be able to overrule them if necessary.

L'association d'accueil doit surveiller  étroitement tous les aspects de l'organisation. Si elle  fait appel à des professionnels, ses propres décisions  doivent prévaloir le cas échéant.

 

4.4 It is of  vital importance that all material offered for sale is of good  quality and properly authenticated. It is recommended that the  host association should appoint a committee which will have the  authority to inspect books, prints, maps and other material brought  to the Fair, and, if necessary, can advise the organizing committee  to have material withdrawn from exhibition if there is serious  doubt about authenticity or about the accuracy of the description,  or if the exhibit is deemed to be unsuitable.

Il est d'importance vitale que toutes les  pièces en vente soient de bonne qualité et authentifiées.  Il est recommandé que l’association d’accueil  nomme un comité qui aura le pouvoir d’inspecter les  livres, gravures, cartes, et tout autre matériel exposé  à la foire; si nécessaire, il conseillera le comité  organisateur sur le retrait de pièces dont l’authenticité  ou l’exactitude de description semblent douteuses, ou encore  si ces pièces sont jugées inadaptées.

 

4.5 In particular,  items on offer at book fairs should be clearly priced. A notice  concerning sales taxes should be clearly displayed, if applicable.  Clear pricing should take into account the differences, especially  in Europe, where tax may or may not be included in a written  price, or may be added on to a purchase (as in the USA). Tax-included  prices should be clearly identified as such. Sometimes at book  fairs, for security reasons, costly items inside display cases  or even on open shelves may not have prices obviously marked.  However, it is imperative then to have a catalogue or price list  available.

En particulier, les prix des articles en  vente lors des foires doivent être clairement marqués.  Une notice concernant les éventuelles taxes supplémentaires  doit être clairement affichée. Un prix clairement  indiqué doit prendre en compte les différences,  surtout en Europe, où la taxe sur les ventes peut être  ou ne pas être incluse dans le prix de vente, ou être rajoutée au prix de vente (comme aux Etats-Unis). Les  prix TTC doivent pouvoir être clairement identifiés.  Quelquefois, lors des foires, des ouvrages coûteux peuvent,  pour des raisons de sécurité, ne pas être  clairement marqués, qu’ils soient exposés  dans des vitrines fermées ou sur des rayonnages. Toutefois,  il est alors impératif de mettre à disposition  un catalogue ou une liste des prix.

 

4.6 It is recommended  that all exhibits are accurately described, defects clearly stated  and that all exhibits are clearly priced. Where exhibited material  may be the subject of export restrictions, either explicit or  potential, this should be clearly stated.

Il est recommandé que tous les articles  exposés soient décrits avec prÈcision, avec  leurs défauts clairement indiqués, et leur prix  clairement marqué. Tout article exposé et soumis  à une autorisation préalable d'exportation doit  clairement faire apparaître cette restriction.

 

4.7 It is recommended  that Book Fair catalogues contain the following standard information:

 a) An introduction to the ILAB.

 b) Details of the ILAB publications for sale.

 c) Information concerning the ILAB Bibliographical Prize, including  a brief history of the Prize and its most recent winners, final  submission date for the next judging, and contact details of  the Secretary of the Prize.

 d) Dates of forthcoming International Antiquarian Book Fairs  held under the auspices of the ILAB.

 e) All catalogues of Book Fairs held under the auspices of the  ILAB should include the website, address of ILAB and a précis  of the information that is to be found there.

Il est recommandé que les catalogues  de foires contiennent les informations usuelles suivantes:

 a) Une introduction à la LILA

 b) Une liste des publications éditées et vendues  par la LILA

 c) Une information concernant le Prix de bibliographie décerné  par la LILA avec un bref historique du Prix, le nom des lauréats  les plus récents, la date de clôture des prochaines  soumissions, et les coordonnées du secrétaire du  Prix.

 d) Les dates des foires à venir organisées sous  l’égide de la LILA

 e) Tous les catalogues de foires organisées sous l’égide  de la LILA doivent inclure l’adresse du site web de la LILA,  avec un résumé de l’information que l’on  peut y trouver.

 

4.8 Choice of  date. It is important to avoid clashing with competing or comparable  events. Advance details of Fairs should be made known to the  ILAB Secretary and to the Presidents of the national associations.

Dates des foires: il est important d’éviter  tout conflit entre événements concurrents ou comparables.  Transmettre à l’avance au Secrétaire de la  LILA et au Président des associations nationales tous  les renseignements s’appliquant aux dates des foires.

 

ORGANIZATION

ORGANISATION

 

4.9 ORGANIZING COMMITTEE

 It is considered advisable that a special committee to organize  the Fair should be appointed about two years in advance. This  committee would be well advised to consult registration forms  and other printed papers issued by previous organizers of ILAB  Fairs, as this material incorporates much hard-earned knowledge  and experience accumulated from past Fairs. The committee should  consist only of members of the host association.

COMITÉ D'ORGANISATION

Il est recommandé de  constituer un comité d'organisation deux ans avant la  date prévue de la foire. Ce comité aura intérêt  à étudier les formulaires d'inscription et autres  formulaires imprimés utilisés par les organisateurs  des foires précédentes, car ils représentent  le fruit de l'expérience et des nombreuses connaissances  acquises lors des foires passées. Ce comité sera  constitué uniquement par les membres de l'association  d'accueil.

 

4.10 PROFESSIONAL EXHIBITION CONTRACTORS

 The use of outside professionals will depend on the circumstances  prevailing in the host country. While it is preferable for the  organization to be primarily in the hands of the host association,  it may be a practical necessity in some circumstances to seek  professional aid, notably in the hiring of an adequate venue,  the construction and furnishing of stands, publicity, and possibly  in the sharing of financial responsibility. See General Principle  4.3 (above).

ORGANISATEURS PROFESSIONNELS DE FOIRES  & SALONS

 Le recrutement de professionnels dépend des circonstances.  Bien qu'il soit préférable que les membres de l'association d'accueil se chargent eux-mêmes de l'organisation de la  foire, il pourra s'avérer nécessaire dans certains  cas de recruter des professionnels, notamment pour trouver des  locaux adéquats, pour construire et meubler les stands,  pour se charger de la publicité et éventuellement  pour partager la responsabilité financière.  Voir les Principes généraux, rubrique #4.3 ci-dessus.

 

4.11 PREMISES

 The venue (whether a hotel, an exhibition or trade fair building,  or other institution) should offer ample space for large numbers  of visitors to circulate and view in comfort. A central position  in a town or city is an advantage.

LOCAUX

 Les locaux (qu'il s'agisse d'un hôtel, d'un centre des  congrès, d'un complexe commercial, ou d'un autre établissement) doivent offrir suffisamment de place pour  que les visiteurs en nombre puissent circuler librement et voir l'exposition sans gêne. Il est préférable  que ces locaux soient situés dans le centre ville.

 

4.12 ANNOUNCEMENT AND APPLICATION FORMS

 The Fair should be announced as early as possible. Application  forms should be available well in advance, stating clearly whether  both full and half (shared) stands are available. The application  forms should state the amount of deposit required. In the event  that it might not be possible to assign full stands to all applicants,  it is necessary to enquire as to whether applicants would be  willing to share. If the charge for a half or shared stand is  in excess of half the rate for a full stand, this should be stated.  A closing date for registration should be set.

ANNONCES & FORMULAIRES D'INSCRIPTION

 La foire doit être annoncée aussitôt que possible.  Les formulaires d'inscription doivent être distribués  longtemps à l'avance et indiquer si l'exposition comprend  des stands et des demi-stands (partagés), ainsi que le  montant de l'acompte à verser. Au cas où il serait  impossible de procurer un stand complet à tous les participants,  il faut leur demander s'ils désirent partager avec  un autre participant. Indiquer également le prix du demi-stand  (partagé) si celui-ci est supérieur à la  moitié d'un stand entier. Indiquer la date limite des  inscriptions.

 

4.13 OVERSUBSCRIPTION

 It is recommended that the organizers should have a declared  policy governing the allocation of stands in the event of oversubscription.  While there is a case for allocation on a first come, first served  basis, or by lottery, there is also a consensus of opinion which  favours the retention by the organizers of the right to allocate  at their discretion.

SURPLUS D'INSCRIPTIONS

 Il est recommandé que les organisateurs mettent au point  une politique régissant l'attribution des stands au cas  où il y aurait trop d'inscriptions. Bien que certains  préconisent l'attribution des stands par ordre d'arrivée  des demandes, ou par tirage, de nombreux membres estiment que  le comité d'organisation est souverain.

 

4.14 CUSTOMS AND VAT REGULATIONS

 Exhibitors from outside the host country should be given all  relevant information regarding Customs Duties and Value Added  Tax, or any advice which will obviate difficulties when bringing  their material into, and later leaving, the host country. If  a firm of shipping agents or brokers is appointed to the Fair,  exhibitors should be notified. It is recommended that prices  of exhibits include the VAT (or sales tax) applicable in the  organizing country or state. Dealers and visitors to Book Fairs  should be clearly informed whether or not VAT is included in  the prices; whether or not they should add VAT to the prices;  and whether or not they are entitled to deduction of VAT from  the listed prices.

RÉGLEMENTATIONS DOUANIÈRES  & FISCALES EN MATIÈRE DE TVA

 Il est important de fournir aux exposants étrangers tous  les renseignements nécessaires concernant les droits de  douane et la taxe sur la valeur ajoutée, ainsi que des  conseils leur permettant d'éviter toute difficulté  à l'importation et à l'exportation de leur marchandise.  S'il y a lieu, donner aux exposants le nom des agents officiels  de la foire. Il est recommandé que le prix des articles  exposés inclue la TVA (ou taxe de vente) applicable dans  le pays ou l’état organisateur. Les marchands et  les visiteurs des foires doivent savoir si cette taxe ou TVA  est incluse dans le prix de vente ou bien s’il faut rajouter  une TVA ou taxe au prix de vente, et si ils ont droit ou pas  à une déduction de la TVA ou taxe sur les prix marqués.

 

4.15 PUBLICITY

 The success of any Book Fair depends much on publicity. This  is an area in which professional aid can be important. Booksellers  can also co-operate in active promotion and achieve a great deal  themselves. This can be done in a variety of ways: announcements  in their own catalogues, publicity among their customers, well-designed  posters, neat and attractively produced small brochures for wide  distribution, advertisements, bulletins sent to the press, and  features on radio and television. Special publicity can be gained  by having a well-known public figure open the Fair.

PUBLICITÉ

 La réussite d'une foire dépend beaucoup de la publicité  et il est possible qu'un soutien professionnel soit efficace.  Les libraires peuvent obtenir de bons résultats en faisant  eux-mêmes une promotion active. Ils peuvent réaliser  leurs objectifs de maintes façons, notamment en plaçant  des annonces dans leurs propres catalogues, en faisant de la  publicité parmi leurs clients, en créant des affiches  bien conçues et des petits dépliants soignés  et attrayants pour grande diffusion, en publiant des annonces,  en envoyant des informations à la presse et en faisant  des émissions à la radio et la télévision.  L'inauguration du salon par une personnalité de renom  entraîne une publicité considérable.

 

4.16 CATALOGUE

 The production of a joint Fair Catalogue is strongly recommended.  This may be done in printed form or as an on-line catalogue.  It is for the host association to decide whether to insist on  the reservation of material previously announced in the Fair  Catalogue. A calendar listing forthcoming International Book  Fairs is to be included in Book Fair Catalogues. If material  in the catalogue is known to be subject to export restriction,  this must be stated.

CATALOGUE

 La publication d'un catalogue collectif est fortement recommandée.  Il peut être soit imprimé, soit présenté  en-ligne sur internet. C'est à l'association organisatrice  de décider si les livres décrits dans le catalogue  doivent être réservés pour la foire. Un calendrier  des foires internationales à venir doit être inclus  dans le catalogue. Le catalogue devra indiquer les marchandises  dont l'exportation est réglementée.

 

4.17 STANDS

 It is a prime requisite that the premises for the Fair shall  be sufficiently spacious to permit each individual stand to be  of an adequate size for display and properly furnished with open  shelving, glass case, table and chair. Details such as stand dimensions and shelf lengths should be included in the application  form. It has been found to be in the interest of democracy that  all stands, as far as possible, should be uniform and at the  same cost. However, if the circumstances of the exhibition area  provide for variable stand sizes at variable rental rates, then  the available options should be described on the application  form so that the advantages of choice are available to all. Where  opportunity allows, larger stands should also be allocated to  sharing exhibitors. Additional stand furniture, when available,  should also be described on the application form.

Exhibitors sharing stands are expected to  do so in an equitable and co-operative way.

STANDS

 Il est essentiel que les locaux soient spacieux, que les stands  soient assez grands pour que les exposants puissent bien exposer  leur matériel et soient équipés de rayonnages,  d'une vitrine, d'une table et d'une chaise. Les formulaires d'inscription  doivent fournir tous les renseignements à cet égard  tels que les y compris la dimension des stands et la longueur  des rayons disponibles. D'après l'expérience acquise,  il est plus équitable d'uniformiser les stands dans la  mesure du possible en fonction des dimensions et des prix. Toutefois,  si l'aire d'exposition se prête mieux à l'installation de stands de dimensions et de prix variables, les options disponibles  doivent être décrites dans le formulaire d'inscription, afin que les participants puissent choisir le stand qui leur  convient le mieux. Quand c'est possible, attribuer les stands  les plus spacieux aux exposants désireux de les partager.  Décrire également dans le formulaire d'inscription  le mobilier supplémentaire pouvant être obtenu.

Les exposants partageant un stand doivent  le faire de manière équitable et en toute coopération.

 

4.18 STAND ALLOCATION

 The allocation of stand positions to exhibitors can easily give  rise to criticism and complaint, particularly if some positions are clearly better than others. It should be handled with sensitivity  by the organizing committee. Allocation by lottery has been advocated,  but the arrangement of exhibitors is too important to be left  to chance and most now support the view that allocation should  be made at the discretion of the committee, which will naturally  wish to represent the trade at its best and in all its diversity.  The committee should thus ensure that there is a good spread  and mix throughout the entire Fair area of the larger firms and  the modest, the general and specialized, the metropolitan and  the provincial, the local firms and the foreign. Visitors to  the Fair should thus be encouraged to complete the full circuit  and should be dissuaded from bypassing secondary areas. The Book  Fair chairman should be allocated a central or prime position  for the sake of accessibility, but officers and committee members  should be distributed evenly throughout the Fair area.

ATTRIBUTION DES STANDS

 L'attribution des emplacements fait souvent l'objet de critiques  et de plaintes, notamment si certains emplacements sont  nettement meilleurs que d'autres. Le comité d'organisation  doit faire preuve de grande diplomatie à cet égard.  Il a été proposé que l'attribution soit  faite par tirage au sort, mais il s'agit de décisions  trop importantes pour les laisser au hasard. La majorité  des participants est maintenant d'avis que l'attribution doit  être effectuée selon le bon jugement des membres  du comité, car ces derniers s'efforceront naturellement  de valoriser la profession de la librairie ancienne et de faire  état de sa grande diversité. Le comité doit  donc veiller à ce que les grandes et petites entreprises,  les librairies générales et spécialisées,  métropolitaines et provinciales, locales et étrangères  soient réparties et mélangées dans la totalité  de l'aire d'exposition, afin que les visiteurs soient encouragés  à faire un circuit complet et à ne pas éviter certaines aires secondaires. Il faut attribuer au Président  ou à la Présidente du salon une place centrale  et privilégiée et d'accès facile, mais les  stands des dirigeants et membres du comité doivent être  répartis uniformément dans toute l'aire d'exposition.

 

4.19 EXHIBITORS’ RESPONSIBILITIES

 Exhibitors are required to have their stands set up and dismantled  by the times set by the organizers of the Fair.

Exhibitors are expected to display reasonably  adequate quantities of stock, at least until the volumes of sales  at the Fair makes this impossible.

 Exhibitors are required to ensure that their stands are properly  manned. When it is necessary to leave a stand unoccupied exhibitors  should display a sign referring customers to an available person/stand.

RESPONSABILITES DE L’EXPOSANT

 Les exposants sont requis de monter et de défaire leurs  stands dans les plages horaires fixées par les organisateurs.

 

Les exposants sont requis d’exposer  une quantité adéquate d’ouvrages, tout du  moins jusqu’à ce que le volume des ventes de la foire  ne rende cela impossible.

 

Les exposants doivent s’assurer d’un  personnel adéquat. Lorsqu’il est nécessaire  de laisser son stand sans surveillance, l’exposant doit  y laisser une affiche indiquant aux clients une personne ou un  stand à qui s’adresser.

 

4.20 PAYMENT OF PURCHASES

 Payment for items purchased at book fairs is normally due prior  to the end of the book fair unless other arrangements are explicitly  made or unless the guidelines of the national association hosting  the book fair dictate otherwise, and this is usually limited  to 30 days.

RÈGLEMENT DES ACHATS

 Le règlement d’ouvrages acquis lors des foires est  normalement dû avant la clôture de la foire, à  moins d’un arrangement contraire explicite, ou selon les  règlements de l’association organisatrice, sachant  que le délai de règlement ne doit pas dépasser  30 jours.

 

4.21 SECURITY

 This is of great importance and should be in the hands of a suitable  professional organization, commencing from the time of setting  up for the Fair and continuing until the last exhibitor, and  his or her books, has left. The surveillance should continue  day and night. During the setting-up period, only exhibitors  or their assistants are to be admitted, each wearing an identity  badge provided by the organizers. Badges must continue to be  worn throughout the Fair. It is important that the security officers  be given precise instructions and that they control everything  leaving the Fair during the hours the Fair is open. It is recommended  that the organizers provide each exhibitor with wrapping paper  and adhesive labels and that each purchase be wrapped and sealed  with a label bearing the number of the stand where the purchase  was made; these will then be inspected by security officers at  the door.

SÉCURITÉ

 La sécurité est de première importance et  doit être confiée à un organisme professionnel  dès le début de l'installation jusqu'à ce  que les livres du dernier exposant soient enlevés. Les  lieux doivent être surveillés jour et nuit. Seuls les exposants ou leurs employés sont admis sur les  lieux pendant la période d'installation. Pendant l'installation  et l'entière durée du salon, ils sont tenus de  porter en permanence un insigne d'identification remis par les  organisateurs. Il est important que les agents de sécurité  reçoivent des instructions précises et qu'ils inspectent  tout objet emporté hors du salon pendant les heures  d'ouverture. Il est recommandé que les organisateurs fournissent  du papier d'emballage et des étiquettes adhésives  afin que les exposants puissent emballer les articles vendus  et les sceller à l'aide d'une étiquette portant  le numéro de leur stand. Les paquets sont vérifiés  à la sortie par les agents de sécurité.

 

4.22 PRIVATE VIEWS OR PREVIEWS

 In some countries these are not favoured as they may reduce the  Fair’s attraction to the general public. In others, however, a strong tradition of such private openings (by invitation, or  by tickets priced at a premium) prevails, and they are even deemed  essential if special or distinguished visitors are to be attracted.

VISITES PRIVÉES AVANT OUVERTURE

 Dans certain pays, ces visites ne sont pas considérées  favorablement, car elles risquent de dévaloriser la foire  aux yeux du grand public. Ailleurs, ces inspections constituent  une véritable tradition (sur invitation ou sur l'achat  d'un billet à prix de prestige), et elles sont même  jugées essentielles pour attirer des visiteurs de qualité.

 

4.23 WARRANTY

 All material bought at ILAB Book Fairs has a warranty of completeness  and authenticity. In the unlikely event that any unacknowledged  or undeclared defect should be subsequently discovered, the material  is immediately returnable for a full refund of the purchase price.  This warranty should be given maximum publicity.

GARANTIE

Toute la marchandise achetée  lors d'un salon de la LILA est accompagnée d'une garantie  d'intégrité et d'authenticité. Dans le cas  peu probable d'un défaut non déclaré,  non reconnu et découvert par la suite, l'objet doit pouvoir  être retourné immédiatement contre remboursement  total du prix d'achat. Cette garantie doit faire l'objet d'une publicité maximale.

 

4.24 LEVY

The host association should collect  a levy from each exhibitor for transmission to the ILAB Treasurer.  The amount of this levy will be agreed upon by the General Meeting  from time to time.

TAXE PRÉLEVÉE SUR LES  FOIRES

 L'association organisatrice prélève un taxe auprès  de chaque exposant et en transmet la totalité au Trésorier  de la LILA. Le montant de cette taxe est fixée périodiquement  lors des Assemblées Générales

 

4.25 ADMISSION CHARGE

 It has become customary to have an admission charge (which may  also include a copy of the Fair Catalogue) and it is generally  accepted by the public in most countries. The charge may be higher  on the first day (or part day) and reduced for subsequent ones.  However, as a courtesy to colleagues, all members of the affiliated  national associations should be admitted without charge to ILAB-sponsored  Fairs world-wide.

FRAIS D'ADMISSION

 Il est habituel de faire payer des droits d'admission (parfois  accompagnés d'un catalogue). Ces droits sont acceptés par le public dans la plupart des pays. Dans certains cas, ces  frais sont plus élevés le premier jour (ou partie  d'un jour) et réduits les jours suivants. Toutefois,  à titre de courtoisie, tous les membres des associations  nationales membres de la LILA sont admis gratuitement aux salons  parrainés par la LILA dans le monde entier.

 

4.26 CANCELLATION

 It should be the responsibility of the national book fair committee  to determine whether exhibitor cancellation due to unavoidable  personal circumstances justifies the refund of a stand rental,  and the ILAB recommends that each such case be viewed with sympathy  and understanding.

ANNULATION

Chaque comité de foire  détermine si l'annulation d'un exposant due à des  circonstances personnelles inévitables justifie le remboursement  du coût de la location du stand; la LILA recommande que  chaque cas soit étudié avec compréhension  et sympathie.

 

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